Vertragsmanagement leicht gemacht

Was bedeutet Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement umfasst die gesamte Verwaltung eines Vertrags - von der Erstellung über die Verhandlung, Unterzeichnung und Archivierung bis hin zur finalen Umsetzung. Während dieses Thema lange Zeit wenig Beachtung fand, setzen Unternehmen heute zunehmend auf spezialisierte Vertragsmanager:innen und moderne Softwarelösungen, um ihre Prozesse zu optimieren und rechtliche sowie finanzielle Risiken zu minimieren.

Vertragsmanager:innen: Ein neuer Beruf

Laut Untersuchungen des IACCM verlieren Unternehmen jährlich durchschnittlich 9,2 % ihres Umsatzes durch ineffizientes Vertragsmanagement. Angesichts dieser Herausforderung beginnen viele Unternehmen, ihre internen Prozesse zu überdenken, um Risiken zu minimieren und Einsparpotenziale im gesamten Vertragsprozess zu identifizieren.

In den letzten Jahren haben sich daher zunehmend Vertragsmanager:innen etabliert - Expert:innen mit juristischem, finanziellem und kaufmännischem Know-how, die sämtliche Phasen eines Vertrags ganzheitlich betreuen. Allerdings gibt es diese Position bislang vor allem in großen Konzernen und bestimmten Branchen wie dem Bauwesen, wo einzelne Verträge besonders erfolgskritisch sind. Für die meisten Unternehmen ist eine Software jedoch eine weitaus kosteneffizientere Alternative.

2022: Der Aufstieg digitaler Lösungen

Digitale Angebote für Vertragsmanagement bestehen meist aus einer zentralen Plattform, über die sämtliche Phasen des Vertragslebenszyklus verwaltet werden. Mit Funktionen zur Vertragserstellung, Zusammenarbeit, digitalen Signatur und automatischen Erinnerungen erleichtern sie den gesamten Vertragsprozess. Dies führt zu kürzeren Verkaufszyklen, geringeren Personalkosten für die Vertragsverwaltung und einer automatisierten Überwachung von Fristen, etwa zur Optimierung von Lieferantenverträgen. Die positiven Auswirkungen auf den Cashflow sind spürbar.

Für wen eignen sich Vertragsmanagement-Lösungen?

Bis vor kurzem wurden Softwares für die Vertragsverwaltung vor allem von großen Unternehmen und deren Rechtsabteilungen genutzt. In den letzten Jahren hat sich dies jedoch durch den technologischen Fortschritt und wachsende geschäftliche Anforderungen geändert. Lösungen wie Tomorro haben den Zugang zu diesen Tools vereinfacht und erschwinglicher gemacht, sodass Unternehmen jeder Größe mittlerweile ihre Verträge effizienter und sicherer verwalten können.

Moderne Plattformen für Vertragsmanagement sind nicht mehr nur für Rechtsabteilungen interessant, sondern stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung, etwa für die Erstellung von Anfragen oder den Zugriff auf Verträge.

Unsere Beratung bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Lösung

Sie möchten loslegen? Hier sind die wesentlichen Punkte, die Sie bei der Auswahl einer einfachen, effektiven Vertragsmanagement-Lösung beachten sollten.

1. Erstellung

Vertragsvorlagen werden importiert und auf der Plattform gespeichert, um die operativen Teams zu unterstützen und sicherzustellen, dass die verwendeten Verträge regelkonform und aktuell sind.

• Vordefinierte Vertragsvorlagen werden anhand von Kriterien generiert, die vom Betriebspersonal eingegeben werden: Typ, Land, Betrag usw.
• Daten, die im CRM des Unternehmens verfügbar sind (Salesforce, Hubspot) werden in die Vorlage übernommen.
• Fehlende Daten müssen vom Vertragspartner vervollständigt werden.

2. Verfahren zur Genehmigung

Automatisierte Validierungsverfahren stellen sicher, dass alle Personen, die an der Erstellung und Verhandlung des Vertrags beteiligt sind, über die benötigten Informationen verfügen, um zur richtigen Zeit die richtige Entscheidung zu treffen.

• Validierungsszenarien werden anhand der Merkmale des Vertrags definiert (Betrag, Abteilung, die die Anfrage stellt, Art des Vertrags usw.).
• Eine Zusammenfassung der wichtigen zu validierenden Elemente steht den Entscheidungsträger:innen zur Verfügung.
• E-Mail-Erinnerungen werden automatisiert zugeschickt.

3. Verhandlung

Die Verhandlungen finden online auf einem gemeinsamen Dokument statt, sodass mehrere Personen zusammenarbeiten und den Verlauf der Änderungen einfach verfolgen können.

• Die Vertragsverhandlung erfolgt direkt auf einem geteilten Dokument für die Zusammenarbeit.
• Jede neue Version des Vertrags wird mit der vorherigen Version verglichen.
• Die Historie der Änderungen ist zuverlässig und nachvollziehbar.

4. Signatur

Die Signatur erfolgt direkt online auf der Plattform.

• Der Signiervorgang ist in die Software integriert.
• Die Reihenfolge der Unterzeichner:innen wird im Voraus mit automatischen Erinnerungen festgelegt.
• Die Übertragung von Befugnissen wird über die Software verwaltet.

5. Aufbewahrung

Verträge und ihre Metadaten werden an einem einzigen Ort gespeichert, um den Zugriff auf Informationen zu erleichtern und sensible Unternehmensdaten zu schützen.

• Berechtigungsstufen sind vorab festgelegt, um den Zugriff auf Verträge einzuschränken.
• Verträge werden mithilfe einer Integration in das CRM des Unternehmens erfasst.
• Die Historie früherer Verträge kann sofort in die Plattform importiert werden.

6. Überwachung

Verträge können über die Anwendung einfach und automatisiert überwacht werden.

• Metadaten werden erfasst, um Suchanfragen im Inhalt der gespeicherten Verträge durchzuführen, insbesondere um bestimmte Klauseln zu finden.
• Automatische Erinnerungen erinnern an Vertragsfristen.
• Erinnerungen werden mithilfe einer Integration in Ihrem Kalender aufgezeichnet.

7. Analyse

Vertragsdaten können in Form von Berichten abgerufen werden.

• Vertragsberichte können erstellt werden (Vertragsart, Volumen, ausgehandelte Beträge usw.).
• Berichte über die betriebliche Effizienz können während des gesamten Vertragsrozesses abgerufen werden (Überprüfungszeiten, Signaturzeiten, Sperrklauseln usw.).
• Sie können Ihre Daten einfach exportieren, zum Beispiel falls ein Audit ansteht.