Wie hat WWF es geschafft, mit Tomorro den Aufwand für sein internes Vertragsmanagement um 30 % zu reduzieren?

Die Herausforderungen des WWF

Nachverfolgung und Verwaltung komplexer technischer und finanzieller Berichte

Als gemeinnützige Organisation ist der WWF auf öffentliche und private Gelder angewiesen, um seine Projekte zu finanzieren. Geberorganisationen wie die Europäische Union oder die französische Entwicklungsagentur fordern regelmäßig technische und finanzielle Berichte. Diese Berichte dienen dazu, sicherzustellen, dass die zugewiesenen Mittel gemäß den festgelegten Zielen verwendet werden. Sie enthalten Details zu den durchgeführten Aktivitäten, dem erzielten Fortschritt und den getätigten Ausgaben. Das übergeordnete Ziel: Transparenz schaffen und sicherstellen, dass die vergebenen finanziellen Mittel korrekt eingesetzt werden.

Vor der Einführung von Tomorro hatte der WWF Schwierigkeiten, die Berichtsfristen effizient im Blick zu behalten. Mit vielen laufenden Projekten gleichzeitig, oft in verschiedenen Regionen der Welt, gestaltete sich die manuelle Verwaltung der Fristen und rechtzeitige Berichterstattung als äußerst komplexe Herausforderung. Die Gefahr, eine Frist zu versäumen oder einen Bericht nicht rechtzeitig einzureichen, war hoch - bis zu einem Punkt, wo der WWF Gefahr lief, Projektfinanzierungen zu verlieren.

Warum wurde Tomorro ausgewählt, um die Herausforderungen zu meistern?

Angesichts der beschriebenen Herausforderungen suchte Pierre-Xavier nach einer Lösung, mit der sämtliche Vertragsdokumente und die damit verbundenen Risiken automatisch sichtbar waren und an einem zentralen Ort gespeichert werden konnten.

Zu Beginn seiner Tätigkeit im Unternehmen hatte er bereits versucht, mithilfe von Berechnungen und manuellen Aufzeichnungen ein organisierteres System einzuführen. Aber diese Lösung war nicht ausreichend, um effektiv mehr als 250 Verträge pro Jahr zu verwalten.

Nach einem umfassenden Vergleich aller Anbieter entschied sich Pierre-Xavier für Tomorro - und zwar aus folgenden Gründen:

• Vollständige Verwaltung des Vertragsmanagements über eine einzige Plattform: Einer der wichtigsten Gründe für seine Entscheidung war, dass er das gesamte Vertragsmanagement über eine einzige Plattform verwalten konnte: Von der Vertragserstellung über die Verhandlung und Archivierung bis hin zur Unterzeichnung konnte alles direkt in Tomorro erledigt werden. Die entscheidende Funktion für Pierre-Xavier war hier, dass auch Verhandlungen direkt über Tomorro ablaufen konnten. So konnte er endlose E-Mail-Schleifen reduzieren und einen besseren Überblick über Verträge erhalten.
• Einfache Bedienung für Verantwortliche: Dank seiner intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche konnten Mitarbeitende des WWF schnell in den Vertragsprozess involviert werden. Ohne ausgeprägtes technisches Know-How besitzen zu müssen, konnten sie das Tool schnell in ihren Arbeitsalltag integrieren.
• Einfache und autonome Implementierung für Rechtsabteilungen: Mit großer Leichtigkeit konnte Pierre-Xavier die Software von Tomorro im Unternehmen einführen und individuell konfigurieren. Er konnte das Tool selbstständig an die Bedürfnisse des WWF anpassen. So erstellte er z.B. Vertragsvorlagen, spezifische Klauseln und anpassbare Felder in Verträgen.
• Automatisierte Terminerinnerungen: Über automatisierte Terminerinnerungen an Fristen für technische und finanzielle Berichte konnte sichergestellt werden, dass der WWF keine Fristen mehr verpasste und Projektmanager:innen immer über bevorstehende Termine Bescheid wussten.‍
• Erhöhte Transparenz der Verträge: Pierre-Xavier suchte nach einer Lösung, mit der die Rechtsabteilung auf einen Blick den Status jedes Vertrags einsehen konnte, von der Erstellung über die Genehmigung und Archivierung bis hin zur Unterzeichnung. Dank dieser Funktionen kann der WWF heute vermeiden, dass Informationen untergehen, und gleichzeitig sicherstellen, dass jeder Schritt im Vertragsprozess genau und einfach dokumentiert wird.

Dank erhöhter Transparenz konnten Berichte schneller erstellt werden und einen detaillierten Einblick in das gesamte Unternehmen vermitteln, was für den WWF von entscheidender Bedeutung war.

Die Implementierung von Tomorro bei WWF mit individueller Betreuung

Prozessoptimierung mithilfe der Customer Success-Abteilung von Tomorro

Von Beginn der Implementierung an war das Customer Success-Team von Tomorro, insbesondere Anne-Thaïs, eine echte Stütze für den WWF. Sie arbeitete eng mit Pierre-Xavier und seinem Team zusammen und unterstützte sie bei jedem Schritt der Einrichtung persönlich. Mithilfe ihrer individuellen Empfehlungen konnte das Tool an die speziellen Bedürfnisse des WWF angepasst werden.

„Der Schritt, die Verträge in Tomorro zu konfigurieren, war spannend, einfach und sogar intellektuell herausfordernd für das gesamte Team. Wir konnten unsere Arbeitsprozesse überdenken, die richtigen Fragen stellen und unsere Vertragsabläufe weiterentwickeln“, sagt Pierre-Xavier.

Eine schnelle Einführung des Tools dank effektiver Schulung

Der persönliche Support durch Anne-Thaïs beschränkte sich nicht nur auf die technische Umsetzung. Sie übernahm auch die erste Schulung der Betriebsabteilungen des WWF persönlich. Dank ihres pädagogischen Ansatzes konnten sich die Nutzer:innen schnell mit dem Tool vertraut machen.

Pierre-Xavier übernahm diese Methode dann, um alle Mitarbeitenden des WWF zu schulen, und schaffte es so, selbst über 60 Personen anzuleiten. Außerdem erstellte er ein internes Benutzerhandbuch, in dem die wichtigsten Schritte der Schulung aufgeführt wurden.

Effektiver und zugänglicher Online-Support

Pierre-Xavier war mit dem Online-Support von Tomorro sehr zufrieden.

„Bei jeglichen Schwierigkeiten kann man sehr schnell mit dem Support über den Chat Kontakt aufnehmen. Das trägt dazu bei, die Situation effizient zu lösen und Frustrationen zu vermeiden.“

Die verfügbaren Artikel und Ressourcen waren eine unschätzbare Hilfe für die Mitarbeitenden des WWF. Sie konnten schnell Antworten auf ihre Fragen finden und in kürzester Zeit das volle Potenzial der Plattform für ihre Zwecke nutzen.

„Der Online-Support von Tomorro ist wirklich klasse. Die Artikel sind klar und gut formuliert, was unserem Team geholfen hat, das Tool selbstständig zu nutzen. Ich habe übrigens Screenshots von den Artikeln gemacht, um daraus ein Benutzerhandbuch in Form einer Powerpoint-Präsentation zu erstellen. Die WWF-Teams nutzen also entweder den Online-Support oder dieses Handbuch, je nachdem, was sie bevorzugen”, erklärt Pierre-Xavier.

Welche Ergebnisse konnte der WWF durch die Einbindung von Tomorro erzielen?

Ein um 30 % effizienteres Vertragsmanagement

Seit der Einführung von Tomorro konnte der WWF eine starke Verbesserung in der Effizienz seines Vertragsmanagements festgestellen. Pierre-Xavier betont, dass sich der Zeitaufwand für diese Aufgabe sowohl für ihn als auch für seine Assistentin erheblich verringert hat. Die vielen manuellen Schritte, die zuvor notwendig waren, wurden durch die Automatisierung und Bündelung der Prozesse in Tomorro vereinfacht.

„Vor der Einführung von Tomorro musste jeder Vertrag manuell bearbeitet werden - das heißt, wir mussten einen Vertrag aus einer E-Mail entnehmen, öffnen, bearbeiten, zurückschicken und eine neue E-Mail schreiben. Mit Tomorro ist dieser Prozess nun automatisiert und an einem Ort gebündelt, wodurch wir die Zeit, die wir für das Vertragsmanagement aufwenden, um 30 % reduzieren konnten", erklärt Pierre-Xavier.

Diese Zeitersparnis ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen:

• Der Datenaustausch und die Speicherung aller Dokumente auf einer einzigen Plattform machte lange E-Mail-Schleifen überflüssig.
• Mit der Automatisierung von Terminerinnerungen und vertraglichen Aufgaben konnten Fehler reduziert und Verpflichtungen eingehalten werden.
• Ein sichtbarer Vertragsstatus in Echtzeit konnte Arbeitsabläufe beschleunigen und optimieren.

„Auch die Finanzabteilung zieht großen Nutzen daraus. Sie erhält präzise Vertragsdaten, die direkt aus Tomorro exportiert werden können, und wird bald in der Lage sein, Tomorro in unser ERP-System zu integrieren. Diese kommende Innovation wird noch mehr Automatisierung und Zeitersparnisse ermöglichen!“

Austausch über eine einzige Plattform und das Ende von überflüssigen E-Mails

Mit Tomorro können alle Schritte des Vertragsmanagements über eine einzige Plattform verwaltet werden: Von der Vertragserstellung über die Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Archivierung. So konnte der WWF sein gesamtes Vertragsmanagement optimieren, dank vollständiger Transparenz und Kontrolle über jegliche Änderungen.

„Vor der Einführung von Tomorro musste ich fast 200 E-Mails pro Tag beantworten, die mit dem Vertragsmanagement zu tun hatten. Dank Tomorro hat sich diese Zahl erheblich verringert, da nun alles direkt über die Plattform verwaltet wird. Ich weiß jetzt genau, was zu tun ist. Das hat meinen Alltag viel einfacher gemacht und ich habe wenige mentalen Stress“, sagt Pierre-Xavier.

Eingehaltene Fristen und ein stärkeres Markenimage

Vor dem Einsatz von Tomorro hatte der WWF häufig mit Verzögerungen bei der Einreichung von technischen und finanziellen Berichten zu kämpfen, insbesondere bei Verträgen mit Geldgebern (vor allem für technische Neuerungen). Mit Tomorro werden nun, sobald die Verträge unterzeichnet und archiviert sind, automatische Erinnerungen an die relevanten Personen gesendet, basierend auf den Fristen und den Informationen in den Verträgen.

„Dank Tomorro konnten wir sowohl unsere Effizienz als auch unsere Pünktlichkeit in Bezug auf Fristen steigern - so war es uns möglich, finanzielle Risiken zu umgehen und Verträge einzuhalten. So konnten wir das Vertrauen und das Ansehen bei unseren Geldgebern stärken und gleichzeitig einen besseren Überblick über all unsere Projekte behalten”, bezeugt Pierre-Xavier.

Ein Überblick in Echtzeit über den Stand aller Verträge

Alle Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und die Möglichkeit, sich über dieselbe Plattform direkt austauschen zu können, hat die Zusammenarbeit zwischen den internen Abteilungen und externen Partnern des WWF deutlich verbessert. Unproduktive E-Mail-Schleifen gibt es nicht mehr, denn nun finden alle Diskussionen direkt in Tomorro statt. Das Tool bietet einen transparenten Einblick in Echtzeit in den Status jedes Vertrags und ermöglicht es allen Beteiligten, jederzeit Änderungen, Kommentare und Freigaben im Blick zu behalten.

„Mit Tomorro habe ich jederzeit einen klaren Überblick über den Stand meiner Verträge. Ich weiß genau, wo wir gerade stehen und kann die Verhandlungen bei Bedarf mühelos wieder aufnehmen”, so Pierre-Xavier.

Mehr Autonomie für Betriebsabteilungen

Die Mitarbeitenden des WWF haben nun mehr Autonomie bei der Erstellung, Verhandlung und Prüfung von Verträgen. Dank integrierter Workflows können sie den gesamten Vertragsprozess eigenständig steuern, ohne immer auf die Unterstützung der Rechtsabteilung angewiesen zu sein. Dies hat zu einer drastischen Reduzierung der täglichen Anfragen an Pierre-Xavier geführt.

Verbessertes Ansehen der Rechtsabteilung im Unternehmen

Vor der Einführung von Tomorro hatte die Rechtsabteilung intern den Ruf, Projektabschlüssen im Weg zu stehen. Es gab Engpässe und wenig Transparenz bei den Verträgen. Heute jedoch, seit der Einführung von Tomorro, laufen die Arbeitsabläufe viel reibungsloser ab und die Rechtsabteilung wird von den anderen Betriebsabteilungen als wahrer Partner geschätzt.

Pierre-Xavier's 4 bewährte Methoden für die Integration einer CLM-Software

Erstellung eines Benutzerhandbuchs für mehr Autonomie

Pierre-Xavier hat seine Teams in Tomorro geschult und ein praktisches Benutzerhandbuch (eine PowerPoint-Präsentation mit Screenshots) für die Abteilungen von WWF Frankreich erstellt. Anhand dieses leicht verständlichen Leitfadens können Teams nun selbstständiger arbeiten und schneller sämtliche Funktionen von Tomorro zu ihrem Vorteil nutzen.

Bestimmung interner Expert:innen

Um die Einführung von Tomorro zu erleichtern, entschied sich Pierre-Xavier dazu, in jeder Abteilung „Expertinnen“ zu ernennen. Diese Personen wurden vor allen anderen geschult und zu internen Ansprechpartner:innen ernannt, die ihren Kolleg:innen dabei unterstützen, sich mit der Plattform vertraut zu machen. Das Ziel: Direkter Support und eine effiziente Einführung in jedem Team.

Organisation von Testsitzungen mit Beta-Tester:innen

Bevor Tomorro im gesamten Unternehmen eingeführt wurde, wählte Pierre-Xavier Beta-Tester:innen aus den Betriebsabteilungen aus, um jede Art von Vertrag zu testen. Dies ermöglichte dem WFF Folgendes:

• Sicherzustellen, dass die Verträge korrekt in Tomorro konfiguriert waren und das Tool einfach zu bedienen war,
• Konkrete Rückmeldungen zu Vertragsvorlagen zu sammeln,
• Diese Rückmeldungen anschließend zu nutzen, um die Vorlagen vor der offiziellen Einführung anzupassen und zu optimieren.

Phasenweise Schulung und kontinuierliche Weiterbildung

Nach der Einführung von Tomorro organisierte Pierre-Xavier Termine Schulungen für jede Abteilung. So bildete er seine Mitarbeitenden schrittweise und individuell aus. Mit diesem Ansatz konnte er sichergehen, dass jede Abteilung genügend Zeit hatte, sich mit dem Tool vertraut zu machen, und dass die Einführung von Tomorro nicht die täglichen Arbeitsabläufe störte.

Zusätzlich zu diesen ersten Trainings führte Pierre-Xavier ein Weiterbildungsprogramm für neue Mitarbeitende ein. Heute organisiert er alle anderthalb Monate Fortbildungen für neues Personal mit dem Ziel, sicherzustellen, dass langfristig alle Mitarbeitenden des WWFs wissen, wie sie Tomorro zu ihrem Vorteil nutzen können.