Tomorros KI als Leistungsfaktor für die Rechts- und Betriebsabteilung von Sodebo

Was wollte Sodebo erreichen?

Die Vertragsphilosophie von Sodebo beruht auf einem klaren Prinzip: „Bei Sodebo geht der Vertrag jeden etwas an“. In der Praxis bedeutet dies, dass die Abteilungen die wichtigsten Details der Verträge kennen und sicherstellen müssen, dass sie ordnungsgemäß umgesetzt werden.

Sodebo hatte sich zwei große Ziele gesetzt:

• Größere Vertragssicherheit durch:
  • Organisation der Verträge an einem zentralen Ort,
  • Absicherung jeden Schrittes, von der Verhandlung bis zur Archivierung,
  • Garantie, dass alle eingegangenen Verpflichtungen auch langfristig eingehalten werden.

• Mehr Autonomie für die Betriebsabteilungen, indem die Mitarbeitenden Vertragsprozesse direkt verwalten können, vor allem bei einfachen Verträgen oder Verträgen, bei denen es um geringe Summen geht. Ziel war es, mithilfe von künstlicher Intelligenz mehr Zeit für die Rechtsabteilung und die Geschäftsbereiche zu schaffen, den Mitarbeitenden mehr Verantwortung zu übertragen, und gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität und Compliance zu gewährleisten.

Um diese Ziele zu erreichen, beschloss die Rechtsabteilung von Sodebo, das Projekt zur Implementierung von Tomorro bei der Geschäftsführung vorzustellen. Die Geschäftsabteilungen erkannten schnell die Vorteile und setzten sich voll dafür ein, dass die Tomorro-Plattform eingeführt wurde.

Wie verwendet Sodebo Tomorro, um seine Ziele zu erreichen?

Dank Tomorro konnte Sodebo seine Vertragsprozesse an die Unternehmensphilosophie anpassen. Zunehmende Autonomie, in Kombination mit den Funktionen von KI, sollte Mitarbeitenden mehr Verantwortung übertragen und Zeit sparen, sodass sich die Teams auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren konnten. Tomorro half bei all diesen Stellschrauben. Als Tool für das Contract Lifecycle Management (CLM) ermöglicht es eine durchgängige Verwaltung aller Vertragsprozesse (und beschränkt sich nicht nur auf die Archivierung): Auswahl von Vorlagen, Bearbeitung des Vertrags, Verhandlung, Genehmigung, Unterzeichnung, Einführung, Nachverfolgung, Verlängerung oder Abschluss und Archivierung.

Der erste Schritt bestand darin, alle Verträge und Vorlagen auf einer zentralen Plattform (Tomorro) zusammenzuführen, auf die alle Beteiligten zugreifen konnten. Das Ziel: Einen natürlichen Reflex zu etablieren – Vertragsabschluss? Tomorro!

Doch wie konnte man die Fachabteilungen dazu animieren, sich diesen Reflex anzueignen? Im Rahmen des Projekts übernahm die Rechtsabteilung die Einführung eigenständig, mit einem besonderen Fokus auf Change Management. Sie verdeutlichte den Fachbereichen die Vorteile, die sich für sie daraus ergaben, unter anderem:

• Ein zentraler Zugriffspunkt für aktuelle Vorlagen – stets in Echtzeit von der Rechtsabteilung aktualisiert. Schluss mit der Nutzung veralteter Dokumente!
• Automatisch generierte Vertragszusammenfassungen – erstellt von Oro, der KI von Tomorro, sodass wichtige Informationen auf einen Blick erfasst werden können, ohne den gesamten Vertrag durchsehen zu müssen.
• Automatische Erinnerungen – damit keine Fristen übersehen werden, etwa bei stillschweigenden Vertragsverlängerungen oder Terminen von auslaufenden Verträgen.
• Direkte Verhandlungsführung innerhalb des Tools – mit vordefinierten Freigabe- und Signatur-Workflows, sodass die Fachabteilungen den Vertragsprozess eigenständig steuern können. Das Ziel: Tomorro soll sicherstellen, dass die Rechtsabteilung nur dann eingreifen muss, wenn wirklich nötig, basierend auf zuvor definierten Kriterien wie Vertragsart, Klassifizierung, Betrag oder spezifischen Verhandlungspunkten.‍
• Automatische Ablage der unterschriebenen Verträge – Nach Rücksprache mit den Fachabteilungen legt die Rechtsabteilung im Voraus eine strukturierte Ablage für Verträge fest. Sobald ein Nutzer das Formular zur Vertragserstellung ausfüllt, werden die eingegebenen Informationen genutzt, um den Vertrag direkt am richtigen Ort zu speichern.

Während dieser Übergang für die Rechtsanwälte von Sodebo selbstverständlich erschien, erkannten auch andere Abteilungen mit einem starken Fokus auf Verträge, wie Mitarbeitende der Einkaufsabteilung, sofort den Mehrwert. Wiederum andere, wie IT-Projektleiter, mussten erst von den Funktionen überzeugt werden, nahmen das Tool dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche und dem Support bei der Einführung dann jedoch schnell an. Heute wird die Plattform von über 150 Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen genutzt!

So erleichtert die KI von Tomorro Sodebo den Arbeitsalltag

Unter den zahlreichen Funktionen von Tomorro sticht besonders ein KI-gestützter Assistent namens Oro hervor. Tomorro integriert künstliche Intelligenz in jede Phase des Vertragsmanagements, um Prozesse zu optimieren. Die Teams von Sodebo nutzen die KI, um Vertragsdaten zu extrahieren, gezielt Fragen zu Verträgen zu stellen und automatisch Zusammenfassungen von Vertragsdokumenten zu erstellen.

Datenexporte

Die KI analysiert Verträge automatisch und identifiziert dabei wichtige Informationen wie relevante Ereignisse, Gehälter, Vertragsende und spezifische Klauseln. Anschließend können diese extrahierten Daten vielseitig genutzt werden – etwa für die Erstellung von Zusammenfassungen, automatische Erinnerungen oder übersichtliche Darstellungen in Tomorro. Dadurch bleiben die Fachabteilungen auf dem Laufenden, was ihre Verpflichtungen angeht. Sie arbeiten eigenständig, organisiert und nutzen Automatisierungen.

Zudem konnte die Rechtsabteilung die Überprüfung bestehender Verträge an die Betriebsabteilungen übergeben – eine Aufgabe, die in vielen Unternehmen üblicherweise von der Rechtsabteilung übernommen wird.

Um dennoch klare Kontrollmechanismen zu gewährleisten, legte Sodebo zwei Kriterien fest, die eine Prüfung durch Rechtsanwälte erforderlich machen:

• Bei Verträge mit hohen geldlichen Beträgen oder strategischer Relevanz müssen Rechtsanwälte direkt involviert werden.
• Verträge mit bestimmten sensiblen Themen, wie der Übertragung von geistigen Eigentumsrechten, müssen weiterhin in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung erstellt werden.

Sobald diese Kriterien gemeinsam definiert waren, konnten die Fachabteilungen eigenständig die Überprüfung und Verwaltung ihrer Verträge übernehmen.

Fragen Sie Oro, Ihren KI-Assistent

Frag Oro ist die Chat-Funktion von Oro, dem KI-Assistenten von Tomorro. Mit dieser Funktion können gezielt Fragen gestellt werden, um sofort präzise Antworten zu einem bestimmten Vertrag oder der gesamten Vertragsbibliothek zu erhalten.

Bei Sodebo wird diese Möglichkeit vor allem von der Rechtsabteilung genutzt, um:

• Anfragen der Fachabteilungen effizient zu beantworten.
• schnell wichtige Informationen aus einem Vertrag abzurufen.

‍Anwendungsbeispiel

Im Rahmen eines Kaufvertrags, der eine automatische Preisanpassungsklausel auf Basis der Preisentwicklung einer Rohstoffkomponente des Endprodukts vorsieht, könnte Oro folgende Frage beantworten: „Wenn der Preis dieses Rohstoffs im nächsten Jahr um 30 % steigt, wie verändert sich dann mein Einkaufspreis für das Endprodukt?“ Nach Analyse der Preisanpassungsformel würde Oro den neuen Einkaufspreis automatisch berechnen, basierend auf den in der Klausel festgelegten Bedingungen – einschließlich des Schwellenwerts für die Indexierung, der Gewichtung des Rohstoffpreises im Gesamtpreis und des ursprünglichen Ausgangspreises.

Die Erstellung von Vertragszusammenfassungen

Diese Funktion kann sowohl vor als auch nach der Unterzeichnung des Vertrags genutzt werden. Zum Beispiel können alle Unterzeichner:innen, die einen schnellen Überblick über den Inhalt des Vertrags benötigen, Oro bitten, automatisch zusammengefasste, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Zusammenfassungen zu erstellen:

• Für die Rechtsabteilung: Die Zusammenfassungen heben kritische Punkte oder wichtige Aspekte hervor.
• Für die Fachabteilungen: Die Zusammenfassungen sind in verständlicher Sprache verfasst und konzentrieren sich auf operative Aspekte.

Beispielsweise erhält ein:e IT-Projektleiter:in eine Zusammenfassung mit dem Fokus auf Liefer- oder Garantiebedingungen, während ein: Einkäufer:in Informationen zu Zahlungsmodalitäten oder Fristen erhält. Diese personalisierte Herangehensweise erspart es den Unterzeichner:innen, das gesamte Dokument erneut durchzulesen. Zudem müssen die Fachabteilungen Zusammenfassungen nicht mehr manuell erstellen: So sparen sie sich sehr viel Arbeit.

Was sind die größten Vorteile von Tomorro für Sodebo?

Für die Fachabteilungen

Effiziente und schnelle Ausführung für mehr Autonomie

Tomorro hilft den Fachabteilungen dabei, ihre Verträge effizienter zu verwalten. Die zentralisierte Plattform, automatisierte Workflows und KI-gestützte Tools sollen langwierige und mühsame Prozesse vereinfachen, wodurch die Bearbeitungszeiten in jeder Phase des Vertrags erheblich verkürzt werden. Die Fachabteilungen sollen die Kontrolle über das Vertragsmanagement übernehmen, dabei jedoch weiterhin auf die Expertise der Rechtsabteilung zurückgreifen können, falls nötig.

Mehr Verantwortung

Die Abteilungen haben sofort Zugriff auf wichtige Daten dank Funktionen wie den Zusammenfassungen und Frag Oro. So können sie ihre Verpflichtungen einhalten, ohne stets auf die Rechtsabteilung angewiesen zu sein.

Besseres Verständnis für rechtliche Prozesse

Da die Vertragsprozesse transparenter wurden und die Fachabteilungen mehr Verantwortung übernehmen konnten, gab es deutlich mehr Verständnis für rechtliche Fragestellungen. Dies hat zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der Rechtsabteilung geführt.

Für die Rechtsabteilung

Zeitersparnis

Tomorro ermittelte, welche Aufgaben besonders zeitaufwendig sind, da sie entweder viel Zeit der Teams in Anspruch nehmen oder aufgrund von Zeitmangel gar nicht erledigt werden – wie zum Beispiel die manuelle Erstellung von Zusammenfassungen oder die Suche nach Informationen in komplexen Verträgen. Mit diesem Zeitgewinn können sich Abteilungen wieder auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und ihren strategischen Einfluss stärken, ohne dabei den reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäfts zu gefährden.

Sichere Prozesse

Indem Vorlagen und Verträge an einem zentralen Ort gespeichert werden, Verhandlungsspielräume standardisiert und Zugriffs- sowie Signaturrechte verwaltet werden, soll die Einhaltung der Vorschriften verbessert und die Sicherheit der eingegangenen Verpflichtungen gewährleistet werden.

Bessere Zusammenarbeit

Die Einführung von Tomorro erfordert einen noch intensiveren Austausch innerhalb der Rechtsabteilung, um sicherzustellen, dass alle Vorgehensweisen und Arbeitsweisen wirklich aufeinander abgestimmt sind.:

• Sind alle Vorlagen aufeinander abgestimmt?
• Ist immer der Verhandlungsspielraum bekannt und wird er von allen Beteiligten gleich interpretiert?
• Sind für jeden Bereich die richtigen Personen für die Unterzeichnung ausgewählt?
• Usw.

Diese Interaktionen haben die Dynamik innerhalb von Teams sowie die Zusammenarbeit sowohl innerhalb der Rechtsabteilung als auch mit den Fachabteilungen gestärkt.

Die 5 Tipps der Rechtsabteilung von Sodebo für eine erfolgreiche Einführung von Tomorro

1. Binden Sie die Fachabteilungen von Anfang an ein: Stellen Sie der Geschäftsführung und den betroffenen Abteilungen das Projekt vor, um ihre Zustimmung zu gewinnen. Heben Sie die Vorteile hervor, wie z. B. die Vereinfachung von Vertragsverlängerungen oder die Absicherung von Verpflichtungen. Bei Sodebo war entscheidend, dass das Projekt beim Vorstand und bei der Geschäftsführung vorgestellt wurde und sofort auf Zustimmung traf.
2. Informieren Sie sich über benutzerfreundliche Tools für alle: Entscheiden Sie sich für eine intuitive Lösung mit Funktionen, die sowohl für Rechtsexpert:innen als auch für Fachabteilungen geeignet sind. Bei Sodebo hat die Funktion von Tomorro zur Datenextraktion für die Erstellung von Zusammenfassungen und die Nutzung der KI einen großen Unterschied gemacht.
3. Definieren Sie klare Kriterien für das „Was“ und „Wer“: Legen Sie klare Regeln fest, um den Umfang der CLM-Plattform zu bestimmen. Welche bereits unterzeichneten Verträge müssen übernommen werden und welche Verträge müssen noch verhandelt werden? Welche Schwellenwerte/Kriterien gelten für die Einbindung der Rechtsabteilung und wie viel Autonomie wird den Fachabteilungen eingeräumt?
4. Kombinieren Sie eine projektnahe Verwaltung der Teams und die Steuerung über eine zentralen Plattform: Für den Erfolg muss ein solcher Ansatz von allen geteilt werden. Dafür muss jede involvierte Abteilung über Änderungen informiert werden. Rechtsanwälte sollten eng mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten, was sich in der gemeinsamen Erstellung von Abläufen und Workflows zeigt, in Schulungen zur Nutzung des Tools und in der Unterstützung bei der Erstellung erster Verträge.
   Um alles weiter zu optimieren, hat Sodebo auch ein monatliches interdisziplinäres Steuerungskomitee (COPIL) ins Leben gerufen, das von einer Rechtsanwältin als Projektleiterin geführt wird. Dieses Team definiert die Kriterien für die Vertragseinführung, verfolgt den Fortschritt im Zeitplan, berichtet über Erfolge und Schwierigkeiten, prüft die wichtigsten Meilensteine, passt an, wenn nötig, und sorgt dafür, dass die Ziele im engen Austausch mit den am meisten betroffenen Fachabteilungen (wie Achim ATS, DAF, DSI) erreicht werden.‍
5. Bewerten Sie die Ergebnisse: Zeigen Sie schnell die konkreten Vorteile der Einführung auf, zum Beispiel eine bessere Übersicht über Fristen oder eine stärkere Eigenverantwortung der Fachabteilungen, um die Teams zu motivieren. Bei Sodebo sind alle Mitarbeitenden Zeugen davon, was die erhöhte Benutzerfreundlichkeit und die Zeitersparnis durch die KI vollbringen kann. Letztlich war die Einführung von Tomorro ein voller Erfolg!